Applicatieservices Administreren

Uit MORA
Ga naar: navigatie, zoeken
Resultaat * Mensen (afkomstig van vooropleidingen, medewerkers of werkzoekenden die willen bij- of omscholen) die zich willen gaan aanmelden voor een specifieke opleiding/cursus. Vastgelegd in * Overzicht van potentiele studenten. (BusinessProcess) Informeren en werven Tijdens de open dagen en via de website, brochures en andere voorlichtingsmateriaal worden de aspirant-studenten geïnformeerd over de opleidingsmogelijkheden op schoolinstelling. Daarnaast worden de decanen van de VO-scholen in de regio ingelicht over het opleidingsaanbod en de geplande voorlichtingsbijeenkomsten. BESCHRIJVING VAN HET PROCES: 1. Ontwikkelen van voorlichtingsmateriaal over de opleidingsmogelijkheden binnen de onderwijsinstelling in de vorm van brochures, flyers, informatie via websites. 2. Plannen van voorlichtingsbijeenkomsten. 3. Inlichten van decanen van vo-scholen in de regio over het opleidingsaanbod en de voorlichtingsbijeenkomsten. (BusinessProcess) Extern communiceren onderwijs aanbod Ter voorbereiding op de voorlichtingsactiviteiten worden de onderwijsteams geïnformeerd. Er worden voorlichters geselecteerd. BESCHRIJVING VAN HET PROCES: 1. Informeren van de onderwijsteams over de voorlichitngsactiviteiten. 2. Selecteren van voorlichters uit de onderwijsteams. 3. Instrueren van de voorlichters over het voorlichtingsmateriaal en de voorlichtingsbijeenkomsten. (BusinessProcess) Intern communiceren onderwijs aanbod De voorlichters hebben de taak om aspirant studenten goed voor te lichten over hun studiekeuze, door hen een realistisch beeld te schetsen van de opleiding en het beroepenveld. Door goede voorlichting, wordt de kans vergroot dat jongeren een goede studiekeuze maken en wordt de kans op voortijdige uitval verkleind. Daarnaast kan de voorlichting aspirant-studenten helpen een profiel te kiezen op het VO dat aansluit bij de gewenste vervolgopleiding. BESCHRIJVING VAN HET PROCES 1. Geven van voorlichting aan aspirant-studenten over hun studiekeuze door het schetsen van een realistisch beeld van de opleidng en beroepenveld. 2. Aangeven van de toelatingsvoorwaarden voor het volgen van de opleiding. (BusinessProcess) Voorlichten aspirant studenten Na het voorlichten van de aspirant studenten vinden de wervingsactiviteiten plaats. In deze fase maakt de aspirant student een keuze voor een opleiding en bij welke school hij/zij deze opleiding gaat volgen. Aspirant-studenten die aan de vooropleidingseisen voldoen, zich uiterlijk 1 april aanmelden en aan de eventuele verplichte kennismakingsactiviteiten deelnemen, hebben toelatingsrecht tot de mbo-opleiding van hun eerste keuze. BESCHRIJVING VAN HET PROCES: 1. Werven van aspirant-studenten d.m.v. wervingsactiviteiten. 2. Geven van voorlichting aan aspirant-studenten over de intakeprocedure. (BusinessProcess) Werven aspirant studenten Resultaat * Aangemelde studenten (inclusief doorstroom) Vastgelegd in * Aanmelding als student in het student informatie systeem. (BusinessProcess) Aanmelden (incl. doorstroom) De student meldt zich voor één opleiding aan bij de MBO-school. In deze keten heeft de actie 'aanmelden' betrekking op één opleiding, studenten kunnen zich voor meer dan één opleiding aanmelden bij één of meerdere MBO-scholen. Na de aanmelding door de student via de website wordt de aanmelding bevestigd. Vervolgens start de informatie en communicatie namens de instelling of opleiding richting de student. BESCHRIJVING VAN HET PROCES: 1. Ontvangen digitale aanmelding van de aspirant-student. 2. Verzenden van een ontvangstbevestiging van de aanmelding met daarin het verzoek om het Digitaal Doorstroom Dossier aan te leveren. (BusinessProcess) Aanmelden Resultaat * Psychologisch, onderwijskundig en administratief ingetakete (potentiële) studenten.  * Uit te voeren loopbaanadvies en gesprekken passend onderwijs. * Student en de instelling hebben een beeld van de mate waarin de opleiding passend is (leervraag) en welke hulpmiddelen (plannen) nodig zijn. Vastgelegd in * Plaatsing als aangemelde student in het student informatie systeem. * Studentendossier met gemaakte afspraken (plannen) (BusinessProcess) Intake en plaatsen Deze activiteit wordt uitgevoerd in de volgende gevallen: * de aspirant student heeft zich aangemeld; * de student is doorverwezen door een andere instelling of opleiding binnen de instelling; * de student heeft zich aangemeld naar aanleiding van een opleidingstraject dat door zijn/haar werkgever wordt ingezet. De aanmelding via het aanmeldformulier wordt gecontroleerd en verwerkt. Tijdens de verwerking wordt gecheckt of de student toelaatbaar is, beschikt over een geldige verblijfsstatus en mogelijk op uitzonderingsdoelgroepen die door de instelling zijn benoemd. De uitkomst van de check kan zijn: * Aanmelding van de student is gecontroleerd op wettelijke toelaatbaarheid de student wordt doorverwezen voor de onderwijs intake en/of ingeschreven in de opleiding * De student wordt doorverwezen naar de uitgebreide intake binnen de instelling. of * Doorverwijzing door de instelling van potentiële deelnemer naar elders of *Terugtrekken door potentiële deelnemer wegens gebrek aan belangstelling" BESCHRIJVING VAN HET PROCES: 1. Bewaken en ontvangen van het Digitaal Doorstroom Dossier. 2. Uitvoeren van de controle op de toelatingseisen/-voorwaarden. 3. Plannen afspraken voor het uitvoeren van de onderwijsintake. 4. Mailen van de afspraak voor het uitvoeren van de onderwijsintake naar de aspirant-student. (BusinessProcess) Uitvoeren administratieve intake Nadat de student zich heeft aangemeld voor de opleiding volgt er een administratieve intake waaronder een controle op de toelatingsvoorwaarden. Doorgaans wordt er ook een onderwijsintake uitgevoerd. In deze intake wordt bijvoorbeeld het beroepsbeeld geschetst en krijgt de student een beter beeld van de opleiding. De intaker legt het resultaat van de intake vast in het begeleidingsdossier van de student. Dit kan onder andere bevatten: * een begeleidingsadvies; * overzicht van aan te vragen vrijstellingen; * de eerste keuzes in de leerroute van de student. BESCHRIJVING VAN HET PROCES: 1. Voeren van het intake-/kennismakingsgesprek. 2. Bepalen van de leerbehoefte/-leerroute. 3. Bepalen van de mate van begeleiding. 4. Eventueel geven van een studieloopbaanadvies. 5. Vastleggen van gemaakte afspraken in het aanmelddossier. 6. Eventueel bepalen van vrijstellingen m.b.t. examens en/of vakken binnen de opleiding. 7. Eventueel maken van een afspraak voor een intake-plus gesprek. (BusinessProcess) Uitvoeren onderwijs intake Wanneer uit de aanmelding van een student blijkt dat de student niet zonder meer geplaatst kan worden in de opleiding naar keuze kan er een uitgebreide intake plaatsvinden. Deze intake kan gericht zijn op: * bepalen van de zorgbehoefte van de student; * begeleiden van de studiekeuze van de student; * begeleiden van de student naar een andere opleiding dan de opleiding naar keuze (bijvoorbeeld in geval van instroombeperking of niet voldoen aan aanvullende eisen). Een uitgebreide intake vindt ook plaats wanneer er sprake is van een opleiding met aanvullende eisen. In dat geval kan de uitgebreide intake bestaan uit bijvoorbeeld een auditie of sporttest. BESCHRIJVING VAN HET PROCES: 1. Voeren van een intake-plus gesprek. 2. Bepalen van de aanvullende begeleiding. 3. Vastleggen van de afspraken over de aanvullende begeleiding. 4. Eventueel geven van een studieloopbaanadvies. 5. Eventueel begeleiden van de aspirant-student naar een andere opleiding en/of onderwijsinstelling. Extra (indien van toepassing t.a.v. opleiding): 6. Uitvoeren van aanvullende toelatingsopdrachten zoals bijvoorbeeld auditie, sporttest. (BusinessProcess) Uitvoeren uitgebreide intake Het plaatsen van student in de opleiding. De plaatsing is daarnaast ook de basis voor de juridische verhouding tussen student en instelling die door middel van een onderwijsverbintenis wordt bekrachtigd. Wanneer voor een opleiding onvoldoende arbeidsmarktperspectief is en/of onvoldoende beschikbare bpv-plaatsen en/of onvoldoende onderwijscapaciteit (zoals lesruimten) kan een instelling besluiten tot het inzetten van een numerus fixus (instroombeperking). Deze instroombeperking kan door opleidingen in het mbo worden afgehandeld op volgorde van binnenkomst van de aanmeldingen of op basis van een loting. Studenten die niet direct geplaatst worden of waarbij sprake is van loting, worden op een wachtlijst geplaatst. Deze wachtlijst wordt door de instelling op volgorde van binnenkomst afgehandeld of er wordt na 1 april geloot onder de tot dan toe aangemelde studenten. BESCHRIJVING VAN HET PROCES: 1. Beslissen op basis van het aanmelddossier of de aspirant-student wordt geplaatst. 2. Mailen van de uitkomst van het plaatsingsbesluit aan de aspirant-student. 3. Overdragen van het aanmelddossier t.b.v. het opstellen van de onderwijsovereenkomst. 4. Uitwisselen van de gegevens met BRON (ID check, nationaliteit, verblijfstitel, personalia) (BusinessProcess) Plaatsen student Het zorgdragen voor het geautomatiseerd uitwisselen van gegevens (koppelingen, systeemintegraties) met derden. Denk aan de uitwisseling met BRON, belastingdienst enz... (BusinessProcess) Uitwisselen gegevens met derden Ten behoeve van een warme overdracht en om het uitvoeren van de onderwijs intake wordt gebruikt gemaakt van informatie uit het (digitaal)doorstroomdossier van de student. Dit doorstroomdossier bevat informatie over de student uit het voorliggende onderwijs. De informatie heeft betrekking op de ontwikkeling en ondersteuning van de student. De voorgaande onderwijsinstelling moet het doorstroomdossier overdragen aan de onderwijsinstelling. Opmerking David Vermeulen: Het doorstroomdossier is eigenlijk geen administratief onderdeel, maar hoort bij begeleiding. Zou hier moeten vervallen. (BusinessProcess) Ontvangen digitaal doorstroom dossier Resultaat * Ingeschreven studenten met (onderwijs-)overeenkomst  Vastgelegd in * Inschrijving als student met getekende overeenkomst. (BusinessProcess) Inschrijven De student wordt op basis van de uitkomst van de intake in de opleiding geplaatst en ingeschreven. De inschrijving van de student in de opleiding wordt vastgelegd in de onderwijsverbintenis. Dit is een overeenkomst tussen de student en de instelling. De onderwijsverbintenis wordt door de instelling opgemaakt en ter ondertekening naar de student verzonden. BESCHRIJVING VAN HET PROCES: 1. Ontvangen van het aanmelddossier. 2. Registreren van de plaatsing van de student in het Studentinformatiesysteem. 3. Opstellen van de onderwijsovereenkomst. 4. Verzenden van de onderwijsovereenkomst naar de student met het verzoek deze ondergetekend te retourneren. (BusinessProcess) Opstellen onderwijs overeenkomst Na aanmelding, intake en plaatsing ontvangt de student van de instelling een onderwijsverbintenis voor de opleiding. Dit is een overeenkomst tussen de student en de onderwijsinstelling. Student en instelling ondertekenen de verbintenis om de inschrijving te bevestigen. Na ontvangst van de door de student ondertekende OOK wordt de student daadwerkelijk ingeschreven en als ingeschreven student bij DUO gemeld. BESCHRIJVING VAN HET PROCES: 1. Ondertekenen van de onderwijsovereenkomst door de student en de onderwijsinstelling. 2. Archiveren van de onderwijsovereenkomst in het Studentinformatiesysteem. (BusinessProcess) Ondertekenen onderwijs overeenkomst Het zorgdragen voor rapportages (verantwoordingsgegevens) voor de partijen die daar recht op hebben. Vastgelegd in * Inspectierapporten * Accountantsverklaring * Jaarverslagen * Overzicht en uitleg vroegtijdig schoolverlaters' * etc. (BusinessProcess) Extern verantwoorden Via BRON worden inschrijvingen, diploma’s en BPV-gegevens van de studenten uitgewisseld met DUO. BRON bestaat uit 2 registers; Onderwijsdeelname (OD) en Onderwijsresultaten (OR). De bekostiging van instellingen is mede afhankelijk van een correcte uitwisseling met BRON. Aanleidingen voor de uitwisseling met BRON: * nieuwe (of gewijzigde) onderwijsverbintenis; * nieuwe (of gewijzigde) Bpv-verbintenis; * uitschrijving met uitvalsreden anders dan diplomering; * gegevens over diplomering en het behalen van generieke examenonderdelen. BESCHRIJVING VAN HET PROCES: 1. Aanmelden van de student als geplaatste student bij DUO (proces: inschrijven) --> start bekostigingsrelatie. 2. Aanmelden van BPV van de student bij DUO (BPV-proces). 3. Melden van diplomering/certificering van de student (proces: diplomeren en certificeren). 4. Melden van de uitschrijving van de student (proces: uitschrijven) --> beeïndiging bekostigingsrelatie. (BusinessProcess) Uitwisselen met BRON Resultaat * Check diplomadossier * Student die kan aantonen over de vaardigheden te beschikken waarvoor hij/zij examen heeft afgelegd. Vastgelegd in * Uitgereikte en centraal geregistreerde diploma/certificaat of MBO-verklaring (BusinessProcess) Diplomeren en certificeren Nagaan of een student mogelijkerwijs voor een kwalificerend document in aanmerking komt. Doel is te bepalen of een student recht heeft op kwalificerende documenten, zodat voorkomen wordt dat de student zonder de documenten waar hij recht op heeft, wordt uitgeschreven. Het kan hier om elke vorm van kwalificerende document gaan, zoals een diploma, certificaat of mbo-verklaring. Resultaten zijn: * Er is vastgesteld welke kwalificerende documenten voor de betreffende deelnemer kunnen worden aangemaakt, inclusief de bijbehorende gegevens; * er wordt geen student uitgeschreven zonder de kwalificerende documenten waar de student recht op heeft. BESCHRIJVING VAN HET PROCES: 1. Ontvangen van de vastgestelde examenresultaten. 2. Bepalen of de student recht heeft op een gekwalificeerd document op basis van de examenresultaten en summatieve resultaatstructuur. 3. Vormen van een examendossier. 4. Beslissen of de student wordt voorgedragen om te worden gekwalificeerd. (BusinessProcess) Bepalen diploma of certificaat recht Op basis van het examenresultaat en de aangeleverde bewijsstukken conform het examenplan (inclusief eventuele vrijstellingen) stelt de examencommissie vast of de student aan de eisen voor het diploma of ander kwalificerende document heeft voldaan. Op basis van deze vaststelling volgt een besluit over de diplomering: * als dit besluit positief is, kan de mbo-school overgaan tot diplomeren, certificeren of toekennen van een andere kwalificerend document * als dit besluit negatief is, moet de student de ontbrekende bewijsstukken alsnog aanleveren. Er kan worden volstaan met de vaststelling. Scholen kunnen zelf besluiten om in hun schooleigen omgeving een document op te nemen dat hiervan de gegevens vastlegt. BESCHRIJVING VAN HET PROCES: 1. Ontvangen van de lijst van voorgedragen studenten en het desbetreffende examendossier. 2. Uitvoeren (steeksproefsgewijs) van een controle op de juistheid en volledigheid van de examendossiers en voordracht. 3. Besluiten tot wel of niet kwalificeren van de voorgedragen student. 4. Vaststellen van het besluit tot kwalificeren. 5. Informeren van de student over het besluit tot kwalificeren. (BusinessProcess) Besluiten om te diplomeren of certificeren Zodra de examencommissie van de mbo-school heeft vastgesteld dat alle resultaten van alle examenonderdelen aan de gestelde diploma- en exameneisen (de slaag-/zakregelingen) van de betreffende kwalificatie voldoen, reikt de commissie een diploma (of ander kwalificerend document) uit met een bijbehorende resultatenlijst. Wanneer de kandidaat in voldoende mate aan de eisen heeft voldaan, mag de examencommissie van de school het kwalificerend document uitreiken. BESCHRIJVING VAN HET PROCES: 1. Aanmaken van het kwalificerende document (diploma, certificaat, mbo-verklaring etc.) op basis van het besluit over kwalificatie. 2. Uitprinten van het kwalificerende document (op waterkenmerk papier) 3. Ondertekenen van het kwalificerende document door de Examencommissie en onderwijsinstelling. 4. Uitreiken van het kwalificerende document aan de student. 5. Laten ondertekenen van het kwalificerende document door de student. 6. Archiveren van het kwalificerende document en het examendossier in het student informatiesysteem. 7. Geven van het verzoek tot uitschrijven van de student. (BusinessProcess) Diplomeren/certificeren Resultaat * (Wettelijke) protocollen/voorwaarden m.b.t. vrijstelling, aanvraag examens, inkoop examens, hulpmiddelen, examencondities, ed. * Student die heeft bewezen dat hij/zij de vaardigheden bezit om de taak uit te voeren waarover hij/zij examen heeft afgelegd. Vastgelegd in * Handboek examinering * Exameninstrument * Afgenomen en beoordeeld examen  * Vastgestelde examenresultaten (examencommissie) (BusinessProcess) Examineren Op basis van de evaluaties van het (verloop van het) examen, eventuele groepsresultaten en de verwerking van de uitkomsten van een eventuele bezwaar- en beroepsprocedure, stelt de examencommissie het resultaat van het examen (oftewel het oordeel over het presteren van de student) vast. Nadat zij het resultaat heeft vastgesteld, informeert zij de betrokkenen. Hierna archiveert de examencommissie het examenresultaat. BESCHRIJVING VAN HET PROCES: 1. Registreren c.q. verzamelen van de resultaten van de afgenomen examens in het studentinformatiesysteem. 2. Controleren van de juistheid en volledigheid van de examenresultaten. 3. Vaststellen van de examenresultaten. 4. Overdragen van de examenresultaten t.b.v. diplomeren en certificeren. (BusinessProcess) Vaststellen resultaat examen Resultaat * Een student met een passende plaats waar hij/zij de praktijkervaring kan opdoen en leertaken kan uitvoeren als onderdeel van zijn/haar persoonlijke leerroute. Vastgelegd in * Door alle partijen getekende BPV-overeenkomst (BusinessProcess) Matchen student en BPV plaats Voor de start van de BPV sluit de student een BPV-overeenkomst met de school en de werkgever. Daarin zijn de wederzijdse rechten en plichten vastgelegd. Een belangrijke voorwaarde voor het verwerken van wijzigingen tijdens de BPV is dat de partijen die de eerste BPV-overeenkomst hebben ondertekend, niet veranderen. Dan kan met een extra BPV-blad worden gewerkt als er sprake is van een wijziging. In andere situaties wordt een nieuwe BPV-overeenkomst afgesloten. BESCHRIJVING VAN HET PROCES: 1. Ontvangen van het BPV-aanmeldformulier. 2. Registreren van de BPV-plaatsing van de student in het kernregistratiesysteem studenten 3. Opstellen van de BPV-overeenkomst. 4. Verzenden van de BPV-overeenkomst naar de student met het verzoek deze zelf te ondertekenen en door het BPV-bedrijf te laten ondertekenen. Verzoek is dan om de BPV-overeenkomst te retourneren. (BusinessProcess) Opstellen BPV overeenkomst Het is belangrijk dat alle betrokkenen (student, BPV-bedrijf en school) van tevoren op de hoogte zijn van de inhoud van de BPV-overeenkomst. Dan weet iedereen wat er wel of niet van hen wordt verwacht. Om die reden wordt de BPV-overeenkomst door de school verstrekt en getekend door alle partijen. In verband met mogelijke aansprakelijkheid is het verstandig pas te starten met de BPV als de BPV-overeenkomst is getekend. De school stuurt de overeenkomst ter verificatie naar de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). BESCHRIJVING VAN HET PROCES: 1. Ondertekenen van de BPV-overeenkomst door de student, BPV-bedrijf en de onderwijsinstelling. 2. Archiveren van de BPV-overeenkomst in de studentadministratie. (BusinessProcess) Ondertekenen BPV overeenkomst Resultaat * Officiële beëindiging van de in de (onderwijs) overeenkomst aangegane wederzijdse verplichtingen. Vastgelegd in * Uitgeschreven student met beëindigde wederzijdse verplichtingen. (BusinessProcess) Uitschrijven Beëindigen van de onderwijsovereenkomst waarmee de juridische verhouding tussen student en instelling wordt beeïndigd. BESCHRIJVING VAN HET PROCES: 1. Registreren van de uitschrijving van de student. 2. Opstellen van het Bewijs van uitschrijving. 3. Afsluiten van het studentdossier in het studentinformatiesysteem. 4. Mailen van het Bewijs van uitschrijving naar de student. (BusinessProcess) Beëindigen onderwijs overeenkomst Resultaat: * Ontwikkelde leertaken die invulling geven aan het onderwijsaanbod. Vastgelegd in: * Uitgewerkte leertaken * Onderwijscatalogus (BusinessProcess) Ontwikkelen en voorbereiden onderwijs Opbouwen en onderhouden van een structuur waarin summatieve resultaten gestructureerd kunnen worden vastgelegd zodat op basis daarvan de voortgang gevolgd kan worden m.b.t. diplomering. In de summatieve resultaatstructuur worden examenonderdelen en examens vastgelegd. BESCHRIJVING VAN HET PROCES: 1. Ontvangen van de examenonderdelen en examenplannen van het onderwijs. 2. Registreren van de examenonderdelen en examenplannen in de summatieve resultaatstructuur in het studentinformatiesysteem. 3. Controleren van de juistheid en volledigheid van de summatieve resultaatstructuur. 4. Vrijgeven van de summatieve resultaatstructuur t.b.v. diplomeren en certificeren. (BusinessProcess) Beheren summatieve resultaat structuur Resultaat: Overzicht van verwerkte mutaties (inclusief historie): * welke studenten volgen welke opleiding (crebo/cohort e.d.) met welke vakken/cursussen en resultaten, * welke docenten en met welke expertise (inzetbaarheid) verbonden zijn aan welke opleiding en vakken. Vastgelegd in: * Up to date gegevens (zoals opleiding, vakken/cursussen, resultaten, docent, rollen, ed.) met bijgewerkte overeenkomsten (BusinessProcess) Onderwijs en studenten administreren Tijdens de intake kunnen er vrijstellingen voor examinering of het volgen van vakken worden aangegeven en aangevraagd. Dit is gebaseerd op behaalde resultaten tijdens de vooropleidng. Een student hoeft dan daarin geen examen te doen of het vak niet te volgen. Nadat vrijstellingen zijn toegekend aan de student worden deze geregistreerd. BESCHRIJVING VAN HET PROCES: 1. Ontvangen van een vastgestelde en toegewezen vrijstellingen. 2. Registreren van de vrijstellingen in het studentinformatiesysteem. (BusinessProcess) Registreren vrijstellingen Een onderwijsinstelling definieert de opleidingen en cursussen die worden aangeboden aan de studenten in de vorm van onderwijsaanbod. Het onderwijsaanbod wordt ontwikkeld voor nieuwe opleidingen en cursussen, onderhouden en nader gespecificeerd. Zo ontstaat een eenduidig aanbod van opleidingen binnen de gehele onderwijsinstelling. Dit gebeurt in de onderwijscatalogus. Het zorgt ervoor dat alle omringende processen informatie kunnen putten uit de onderwijscatalogus om flexibel te kunnen inschrijven, het onderwijs voor te bereiden en de studenten te begeleiden. BESCHRIJVING VAN HET PROCES: 1. Ontvangen van het overzicht van opleidingen en cursussen. 2. Registreren van de opleidingen en cursussen in het studentinformatiesysteem. 3. Controleren van de juistheid en volledigheid van de registratie van opleidingen en cursussen. 4. Vrijgeven van het geregistreerde onderwijsaanbod. (BusinessProcess) Presenteren onderwijsaanbod Tijdens de studieloopbaan maakt de student een keuze aan vakken uit keuzedelen. De gekozen vakken (keuzedelen) worden geadministreerd in het studentinformatiesysteem en vermeld op de onderwijsovereenkomst. BESCHRIJVING VAN HET PROCES: 1. Ontvangen van gemaakte keuzes van de student m.b.t. keuzedelen. 2. Registreren van de gemaakte keuzes in het studentinformatiesysteem. (BusinessProcess) Aanmelden keuzedelen Het verwerken van allerlei administratieve mutaties van de gegevens van de student tijdens de studieloopbaan. Voorbeelden zijn mutaties in N.A.W.-gegevens, tussentijdse aanpassingen c.q aanvullingen van de onderwijsovereenkomst. BESCHRIJVING VAN HET PROCES; 1. Ontvangen van de mutatie van een gegeven van de student. 2. Wijzigen van het gegeven van de student in het student informatiesysteem. 3. Eventueel controleren van de juistheid van de mutaties. 4. Bepalen of de onderwijsovereenkomst of BPV-overeenkomst moet worden aangepast of aangevuld. 5. Eventueel informeren van de student over de uitgevoerde mutatie. (BusinessProcess) Verwerken wijzigingen administratieve gegevens student Studenten kunnen bij de aanmelding of gedurende het intake-proces aangeven welke ondersteuningsbehoefte zij hebben. Dit kan gaan om ondersteuning in de vorm van begeleiding door medewerkers van de instelling, experts van buiten de instelling (bijvoorbeeld een doventolk) of fysieke aanpassingen in het gebouw/lokaal. Ook kan het gaan om ondersteuning die nodig is voor het uitvoeren van bpv. De zorgbehoefte van de student wordt bij voorkeur voor aanvang van de opleiding vastgelegd en opgenomen bij de onderwijsovereenkomst (OOK). (BusinessProcess) Vastleggen zorgbehoefte Het vastleggen van summatieve resultaten & structuren (ApplicationService) Summatief resultaten beheer Het beheren van gegevens over deelnemers zoals NAW-gegevens (incl. adresmutaties), overdracht-, vrijstelling-, bekostigings- en diplomagegevens, formele correspondentie, gemaakte afspraken (ApplicationService) Student gegevens beheer Het aanmelden/inschrijven door de student voor ingeroosterde eenheid zoals een les, toets of een evenement (ApplicationService) Aanmelding rooster activiteit Externe omgeving voor het beheren en publiceren van nieuws, applicaties, informatie, evenementen e.d. (ApplicationService) Portaal diensten (extern) Het bieden van self service diensten zoals het doorgeven van wijzigingen in persoonsgegevens (adressen), afwezigheid melden, inschrijven, fiets reserveren enz... (ApplicationService) Student self service Het administreren van inschrijvingen (en evt. overeenkomsten) voor een opleiding, een keuzedeel, een examen, een herkansing. Focus ligt op de administratieve verwerking en niet op de interactie met de (potentiële) student (ApplicationService) Inschrijvingen beheer Het tonen en doorzoekbaar maken van het opleidingenaanbod. (ApplicationService) Opleiding aanbod publicatie Een systeem voor het registreren en meten van de studievoortgang en resultaten van een student. (ApplicationComponent) Student volg systeem (SVS) Een systeem voor het beheren van gegevens van studenten zoals in- en uitschrijvingsgegevens, BPV-contractgegevens, bekostigingsgegevens, studieresultaten, diploma's, studentbegeleidingsgegevens, studievoortganggegevens Bijvoorbeeld: Eduarte Osiris Magister TP Ellucian (Sungard/SCT) Banner Student Oracle Peopelsoft Campus Solutions (ApplicationComponent) Kernregistratie systeem studenten (KRS) Een systeem dat het maken van roosters ondersteunt op basis van beschikbaarheid van mensen en middelen en de leerroutes van de studenten. Bijvoorbeeld: GPUntis Xedule (ApplicationComponent) Planning- en roostersysteem Een webomgeving waarin informatie en diensten met derden worden gedeeld. (ApplicationComponent) Extern portaal Een systeem waarin alle voor een student relevante informatie integraal aan een student beschikbaar wordt gesteld ter inzage. Dit systeem geeft bijvoorbeeld inzicht in; • Registratiegegevens • Studievoortgang • Resultaten • Aanwezigheidsregistraties • Rooster • Instellingsnieuws • Overeenkomsten (OOK, BPV) • Aanbiedingen • etc. Dit systeem voorziet tevens in een docent weergave van een student. De docent ziet hier enkel voor hem relevante studenten en informatie en waar hij toestemming toe heeft. Een dergelijk systeem kent als verschijningsvormen; een intern portaal (intranet) of app (studentenapp). Vergelijk Fora DLWO: https://www.wikixl.nl/wiki/fora/index.php/FORA/id-aa6d4ac4-b15e-4e34-af72-88903868970f (ApplicationComponent) Student communicatie systeem TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship Deze svg is op 30-09-2021 13:46:29 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2021 ArchiXL. ArchiMedes 30-09-2021 13:46:29 CEST




   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

   
   
   

   
   
ArchiMate basiskleuren
   
   

Klik hier om het diagram te downloaden.

Zie ook:

Deze procesketen omvat de volgende applicatieservices:

ApplicatieserviceBeschrijving
Aanmelding rooster activiteitHet aanmelden/inschrijven door de student voor ingeroosterde eenheid zoals een les, toets of een evenement
Inschrijvingen beheerHet administreren van inschrijvingen (en evt. overeenkomsten) voor een opleiding, een keuzedeel, een examen, een herkansing. Focus ligt op de administratieve verwerking en niet op de interactie met de (potentiële) student
Opleiding aanbod publicatieHet tonen en doorzoekbaar maken van het opleidingenaanbod.
Portaal diensten (extern)Externe omgeving voor het beheren en publiceren van nieuws, applicaties, informatie, evenementen e.d.
Student gegevens beheerHet beheren van gegevens over deelnemers zoals NAW-gegevens (incl. adresmutaties), overdracht-, vrijstelling-, bekostigings- en diplomagegevens, formele correspondentie, gemaakte afspraken
Student self serviceHet bieden van self service diensten zoals het doorgeven van wijzigingen in persoonsgegevens (adressen), afwezigheid melden, inschrijven, fiets reserveren enz...
Summatief resultaten beheerHet vastleggen van summatieve resultaten & structuren

Deze procesketen wordt ondersteund vanuit de volgende systemen:

SysteemBeschrijving
Extern portaalEen webomgeving waarin informatie en diensten met derden worden gedeeld.
Kernregistratie systeem studenten (KRS)Een systeem voor het beheren van gegevens van studenten zoals in- en uitschrijvingsgegevens, BPV-contractgegevens, bekostigingsgegevens, studieresultaten, diploma's, studentbegeleidingsgegevens, studievoortganggegevens

Bijvoorbeeld: Eduarte Osiris Magister TP Ellucian (Sungard/SCT) Banner Student

Oracle Peopelsoft Campus Solutions
Planning- en roostersysteemEen systeem dat het maken van roosters ondersteunt op basis van beschikbaarheid van mensen en middelen en de leerroutes van de studenten.

Bijvoorbeeld:

GPUntis

Xedule
Student communicatie systeemEen systeem waarin alle voor een student relevante informatie integraal aan een student beschikbaar wordt gesteld ter inzage. Dit systeem geeft bijvoorbeeld inzicht in;

• Registratiegegevens • Studievoortgang • Resultaten • Aanwezigheidsregistraties • Rooster • Instellingsnieuws • Overeenkomsten (OOK, BPV) • Aanbiedingen • etc. Dit systeem voorziet tevens in een docent weergave van een student. De docent ziet hier enkel voor hem relevante studenten en informatie en waar hij toestemming toe heeft. Een dergelijk systeem kent als verschijningsvormen; een intern portaal (intranet) of app (studentenapp).

Vergelijk Fora DLWO: https://www.wikixl.nl/wiki/fora/index.php/FORA/id-aa6d4ac4-b15e-4e34-af72-88903868970f
Student volg systeem (SVS)Een systeem voor het registreren en meten van de studievoortgang en resultaten van een student.